5 Ventajas y Desventajas de las Hojas de Cálculo

Si has utilizado programas como Excel o Google Hojas de Cálculo, entonces sabes cómo funcionan las hojas de cálculo, al menos de manera superficial. Probablemente has tenido que enfrentarte a ellas para llevar a cabo deberes académicos, hacer cálculos básicos y organizar datos sencillos. Pero estas herramientas son mucho más útiles y complejas de lo que se podría pensar.

No se trata solo de tablas y cifras. Por sus muchas ventajas, las hojas de cálculo se utilizan en áreas tan diversas como la ofimática, las finanzas y la estadística. Para muchas empresas es una herramienta imprescindible, y utilizarla correctamente, una habilidad requerida.

En el siguiente post te mostraremos todas las ventajas de las hojas de cálculo, cómo utilizar algunas de sus funciones, y también sus desventajas; aquellas situaciones en que no son tan convenientes o beneficiosas. Continúa leyendo y conocerás todos estos detalles.

5 Ventajas de las Hojas de Cálculo

  • Es fácil y rápido hacer cálculos

    Puedes usar diferentes fórmulas para hacer cálculos rápidos en diferentes maneras. Basta con seleccionar un número de celdas determinado y obtendrás los resultados. También puedes usar estos cálculos para definir métricas y monitorearlas.

  • Eficientes bases de datos

    Son una buena alternativa a las clásicas bases de datos relacionales y no relacionales en el mundo web. Más sencillas de manejar y visualmente más interpretativas.

  • Fáciles de modificar

    La creación de nuevos datos se hace de manera fácil y rápida. Puedes añadir, eliminar, o modificar datos al alcance de un clic. De esta manera las hojas de cálculos son fáciles de adaptar a los cambios en tu negocio o empresa.

  • Integración con otras herramientas

    Entre las opciones de Hojas de Cálculo del mercado, en su mayoría ofrecen integración con otras herramientas, especialmente para crear presentaciones dinámicas y crear reportes.

  • Datos en forma de gráficos

    A veces representar los datos en forma de gráficos ayuda mucho para su presentación y comprensión. Las hojas de cálculo suelen ofrecer esta opción, y en diferentes sabores. Gráficos de barras, radiales, 3D y circulares, son algunos de los más comunes.

4 Desventajas de las Hojas de Cálculo

  • Requiere tiempo aprender las fórmulas

    Si bien existen fórmulas sencillas de aplicar apenas con conocimientos básicos en hojas de cálculo, las más complicadas requerirán más tiempo para poder ser comprendidas y aplicadas dentro de cada celda.

  • Algunos archivos pueden ser incompatibles

    Las diferentes versiones de los software disponibles y sus extensiones suelen presentar ciertas incompatibilidades. Por lo general, los archivos que fueron creadores por una versión antigua de Excel, no suelen visualizarse satisfactoriamente en versiones recientes de hojas de cálculo disponibles.

  • Falta de colaboración

    Aunque en nuevas versiones de software de hojas de cálculo la función de colaboración está disponible, aún no existe un soporte generalizado de esta característica, en donde múltiples usuarios puedas trabajar en una hoja de cálculo simultáneamente en tiempo real.

  • Dependiente del error humano

    La simple y errónea introducción de un solo dato, puede llevar a un mal cálculo y arruinar el proceso. La gran cantidad de datos y el error de humano aumenta las posibilidades de cometer errores, y las hojas de cálculo no suelen ofrecer una solución a este problema: como la validación de datos o un control de versiones, por ejemplo.

¿Qué ventajas ofrece la hoja de cálculo en la elaboración de tablas?

Para organizar información, el formato tabla que ofrecen las hojas de cálculo es una de las opciones más prácticas y utilizadas. El proceso para añadir información es fácil y no requiere expertiz alguna. A continuación te señalamos algunos beneficios de las hojas de cálculo en la elaboración de tablas.

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  • La tabla se expandirá automáticamente a medida que nuevas filas o columnas se añadan.
  • Puedes nombrar tu tabla. Esta pequeña funcionalidad será útil a largo plazo.
  • Las cabeceras de las tablas están siempre visibles, así evitarás perderte.
  • Es fácil obtener totales.
  • Fácilmente puedes formatear e incluso asignarle un diseño a tu tabla.
  • Puedes filtrar datos de filas y columnas con un par de clics.
  • Puedes relacionar tablas.
  • Las fórmulas se mantienen consistentes a medida que se añaden nuevos datos.
  • Puedes añadir grandes cantidades de datos nuevos a tus tablas, y los gráficos asociados se actualizarán automáticamente.